Herramientas de productividad perfectas para el home office

por | 13 Mar, 2020 | Digitalizacion, Innovación, Transformación Empresarial | 0 Comentarios

La organización es vital para conseguir resultados eficientes al realizar teletrabajo, así que para evitar procrastinar el uso de algunas herramientas se vuelve imprescindible.

La alerta que representa el contagio del coronavirus o COVID-19 y que ha orillado a que muchas empresas comiencen a implementar el teletrabajo en sus actividades diarias, es para muchos empleadores un arma de doble fila ante el temor que representa no conseguir los resultados eficientes de las jornadas presenciales.  

Afortunadamente, existen varias herramientas de productividad que resultan perfectas para estos casos y que se han vuelto casi esenciales hoy en día, ante los constantes avances del mundo empresarial y la globalización, y que incluyen, trabajar desde cualquier sitio y en todo tipo de dispositivos.

El problema, por decirlo de alguna manera, puede llegar en los casos donde se tiene que trabajar por primera vez desde casa y los colaboradores no están acostumbrados a laborar bajo estos mecanismos y procesos.

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Ante esto en IT Magazine te presentamos algunas productivas herramientas que se convertirán en tu apoyo perfecto en caso de tener que hacer home oficce, entre las que destaca Microsoft Flow, una herramienta que automatiza flujos de trabajo y puede ser usada para conectar alertas de mails y mensajería instantánea, sincronizar archivos entre aplicaciones o copiar archivos de un servicio a otro.

Pero si tu trabajo consiste en creación de encuestas, sin duda Microsoft Forms podría serte de gran utilidad puesto que permite ver los resultados inmediatos en la medida que se ingresan y además funcionará hasta con 5,000 destinatarios.

Eficiencia en la productividad

En caso de temer el no hacer uso de tu tiempo eficientemente durante el telebrajo, las herramientas de analítica pueden ser de mucha ayuda, por ejemplo, Microsoft MyAnalytics te muestra cómo estás gastando tu tiempo de trabajo: desde la cantidad de tiempo que gastas viendo el correo electrónico hasta con quién colaboras más.

Esta herramienta además te permite conocer horarios de citas o cantidad de citas a las que asistes durante la semana, se vuelve de mucha utilidad porque se divide en secciones de tiempo, red, reuniones, correo electrónico, horario de atención, fuera de horario, etc.

Pero, ¿qué ocurre si el equipo de trabajo está distribuido en varios países del mundo y todos desarrollan proyectos simultáneos y en tiempos coincidentes? En este caso, Planner de Microsoft ofrece una forma visual de organizar equipos, proporcionando cuatro funciones principales: un centro de información, categorización flexible, comunicación e información, al grado que usuarios de un equipo pueden crear planes, ensamblar y asignar tareas, compartir archivos, comunicarse con entre sí y recibir actualizaciones de progreso.

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StaffHub por otro lado, permite a los colaboradores y sus gerentes usar un dispositivo móvil para administrar los horarios y mantenerse en contacto, puede usarse en caso de que un empleado solicite tiempo libre, desee intercambiar turnos o comunicarse con sus demás compañeros, los mensajes incluso se pueden enviar a miembros individuales o a todo el equipo.

Plataformas integradas

En la búsqueda de brindar eficiencia y buenos resultados con el trabajo remoto, también destaca Delve, una herramienta que visualiza datos al incorporar elementos de redes sociales junto al aprendizaje automático. Descubre contenido en cuatro plataformas integradas de Microsoft: Exchange, OneDrive, SharePoint y Yammer y busca relevancia en la información, como interacción pasada y la actividad entre usuarios.

De su lado, los grupos de Office 356 proporcionan un espacio de trabajo compartido para los miembros del equipo, brindan opciones para crear y almacenar documentos, así como correo electrónico compartido. Los administradores de grupo pueden agregar miembros o eliminarlos, mientras que el Office 365 Video, permite cargar, compartir y reproducir mensajes de vídeo.

Power BI Pro es una herramienta para publicar informes, compartir cuadros de mandos, o colaborar con compañeros en espacios de trabajo; mientras que Sway es una herramienta de presentación profesional que en algún momento podría reemplazar a PowerPoint.

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Sway tiene un motor de diseño incorporado que ayuda a producir informes y presentaciones visualmente atractivos, lo que le permite arrastrar y soltar imágenes, texto, vídeos y gráficos en un formato basado en lienzo.

Por último, pero no menos importantes, están Power Apps y Advanced eDiscovery, con la primera podrás crear tu propia aplicación con plantillas predefinidas que Microsoft proporciona e incluso conectar tu aplicación recién creada a otros servicios como CRM, SharePoint, una base de datos Oracle o más. Puedes compartir tus PowerApps con un compañero de trabajo simplemente escribiendo su dirección de correo electrónico.

Y Advanced eDiscovery, admite una búsqueda sencilla a través de buzones de Exchange Online, sitios de SharePoint Online y OneDrive para empresas en una sola búsqueda, permite a las organizaciones procesar miles de archivos y encontrar de manera rápida y eficiente los datos pertinentes.

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